资产管理中心工作流程

一、物资采购

1、由需求部门提出申请（一般有2种方式：一是非常规采购，需自己写报告说明情况；二是常规采购，直接使用物资采购单），根据申请内容进行核实，确定是否采购。

2、如确定采购，按照学院规定报领导审批。通过后报商学院招标处进行采购。落实具体采购老师，进行采购情况跟踪，保障物资及时到位并且规格型号符合系部采购要求。

3、采购到位时，小额资产直接办理出入库手续，将物资发放到需求部门。如涉及到大额物资或者需使用一段时间才知是否达到使用需求的，需开具资产验收单。

4、对采购物资进行数据统计及费用汇总（有模板的直接填入模板中，无模板的自行制作）

5、确定使用正常后，给商家报账。付款完毕后，复印资料存档。

报账时需包含资料：

   ①商家提供的发票（需核对与报告上商家是否一致、金额是否一致）

   ②物资出入库单或验收单（如是需验收的，则不需要再开具出入库单，用验收单代替出入库单）

   ③费用汇总表（有两个以上部门才需要制作该表格，并且金额需与采购报告上一致。如只有一个部门，则不需要该表格）

   ④采购申报表

      ⑤招标处出的采购报告（按顺序排列，需用原件）  

几类常用物资采购步骤：

（一）办公用品

      1、每月15日之前各部门将采购申请单交至资产处。

      2、16日—20日之间，将各部门的申请统计汇总，需严格按照定额申报来进行处理，费用超出部门需落实（注意区分包含在办公用品定额内的物资和不包含在办公用品定额内的物资），无特殊原因，超出部分不予申报。定额汇总结束后，及时报领导审批，在20日之前将签批的办公用品申报单交至招标处进行采购（含纸质版和电子版）。

     3、及时与具体负责采购老师联系，务必在每月资产员会议之前保证物资到位。

     4、在每月资产员会议后，将准备好的物资发放到各系部。

     5、做各部门费用汇总表（只要是领用的，无论是否在定额费用内，均进行汇总），根据招标处出的采购报告进行报账。

       报账时需包含资料：商家提供的发票（需核对与报告上商家是否一致、金额是否一致）、办公用品出入库单、各部门办公用品使用费用汇总表（需与报告上金额一致）、签批的办公用品申报汇总表、招标处出的采购报告（按顺序排列，需用原件）   

6、将本次已完成的办公用品申报复制资料存档 。

需包含内容：办公用品费用汇总表、出入库单、 签批的办公用品申报汇总表、招标处出的采购报告、各部门的申报单（按顺序排列）   

（二）办公区域桶装水使用：学院办公用水实行按人数发放，在职人员每月每人一桶，兼职人员（一般指外聘教师）每月两人一桶，保洁每月15桶，保安每月10桶。如有实际使用不够部门，会提出申请，按照领导批示的申请，每月定额增加。

1、确定各系部人数。辅助电子表格：办公区域及人员分部名单。

2、根据需要用水人数确定制作水票数量，比实际需求量多制作15张左右。用黄色或绿色的A4纸打印出来，每月交叉打印，便于区分。将打印出来的水票，盖上后勤部门章。

3、制作出各部门每月水票领用签字表，在每月资产员会议结束后进行签字发放。

4、在下月和供水商家进行水票使用核对，将商家收集水票收回，兑换成金额付给商家（由于我院采用的是预付款形式，每月登记收回数量，当预付款金额不够时，让商家提供发票（一般是1000至2000张预付一次），资产提供每月使用费用汇总表，进行报账。）在进行水票收回时需注意收回的水票是否多于发放的水票。

5、在每月月初之前向各系部收回上月未使用完水票，制作各部门使用费用汇总表，然后进行存档。

（三）打印机耗材使用

我院的打印机耗材主要为硒鼓、色带和墨水的使用。硒鼓为在原材料里加入新的碳粉，色带和墨水则是购置新的。一学期平均增加2次耗材。

1、在确定要加碳粉之前，先在资产群里进行通知，统计各部门需求数量（系部较小的，2只硒鼓，一只在用，一只备用；系部较大的，3只硒鼓，一只在用，2只备用。色带和墨水也在范围内统计）。包括要维修的打印机也一并统计（型号、损坏情况）

2、与加粉商家联系，告知加粉及维修情况，确定商家上门服务时间。在商家到达的前一天，通知各系部将需要加粉的硒鼓送至资产处。

3、加粉结束后，核对数量，制作领用签字表，让各系部领用签字。与商家核对实际数量，根据情况给商家报账付款。最后将资料复制存档。

报账时需包含资料：商家提供发票，各部门使用耗材费用汇总表、领用签字表

（四）维修耗材的采购

       1、采购数据由后勤水电组组长提供，根据提供数据进行核实，确定实际需采购数量，进行申报。

       2、每次申报前，需做出上月使用汇总表，查询库存数量后再进行申报。每次申报均需做采购物资明细费用汇总表，以便后期进行使用及采购查询。

       3、将签批的申报单交至招标处，落实具体采购人员，进行采购情况跟踪，保障物资及时到位。在物资入库时，联系水电人员，确认采购物资型号是否符合需求，核对数量是否足够，开具出入库单，确认无误后，进行报账。最后将资料复制存档。

报账时需包含资料：商家提供的发票（需核对与报告上商家是否一致、金额是否一致）、出入库单、签批的申报汇总表、招标处出的采购报告（按顺序排列，需用原件）   

（五）教学耗材的采购

     1、一般一年采购一到二次。采购前通知各系，有需求部门，提交申请表（有样表），根据各系部提供数据，与去年采购数据进行对比，确定最后采购数据。

2、采购到位后，如涉及批量物资，则按批次发放。

3、其余步骤与采购一至。

二、维修类：主要包括维修的上报、落实、联系协调、验收及付款

（一）固定资产类维修：

      1、由系部提出申请，请相关部门技术人员帮助落实具体情况，是否人为损坏，是否需要更换零件等。质保有无过期，购置商家。

      2、按程序进行上报，寻找商家进行维修，维修完毕后报账。

（二）建筑附属物维修

      由相关部门提出申请，报领导审批后，交至招标处。后期维修时联系具体人员负责。该类维修主要涉及验收及付款工作。

报账程序与物资采购一致。

三、资产管理

主要是学院在用中资产的管理，包括维修、调拨、报废及以旧换新等。我院的依靠数据主要为电子总账，以及各部门的资产纸质账，为保证资产管理的有序进行，需及时进行数据更新。

1、对学院日常使用中的资产进行监督管理。不定期到各系部走访查看，看是否有损坏或者物资是否大额减少。

2、物资调拨：分为部门之间协商自调和学院根据实际情况总调。调拨时取得系部同意，填制物资调拨单，更新资产数据，完成调拨。

3、报废：分为直接报废和以旧换新，在报废时均要到现场查看，落实具体情况后，方可办理。

4、物资借用：学生或教师来借用物资时，根据实际情况，借用天数较久，数量较多时，须填写物资借用单。借用时间较短和物资较少时，直接进行登记即可。  借出后，及时在借用到期时对物资进行收回，并检查其完好度，如有人为损坏或丢失，应照价赔偿。

5、每年年底进行一次资产清查：分为部门自查和资产中心复查。

核查完毕后更新资产数据，并出具资产清查报告，向领导汇报本年资产使用情况（例如：新增、报废、损坏、赔偿等内容）。